Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Aydınlatma Metni (Gizlilik Politikası)

İşbu Bilgilendirme Metni, siz Uluslararası Ticaret Ağı Derneği (UTRADER) ‘ne üyeliği kapsamında 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca veri sorumlusu sıfatıyla hareket eden UTRADER tarafından kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin olarak bilgilendirilmesi amacıyla hazırlanmıştır.

Kişisel Verilerin korunması hakkındaki uygulamalarımız ve yasal düzenlemeler hakkında güncel bilgiler sunmak amacıyla Politikada değişiklikler yapma hakkını saklı tutmaktadır. Politikada yapılan değişikliklerin esaslı değişiklikler olması halinde Veri Sahipleri çeşitli kanallar aracılığıyla bilgilendirilecektir.

Tanımlar

Açık rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve Veri Sahipleri tarafından özgür iradeyle açıklanan rıza beyanını ifade etmektedir.

Anonim hâle getirme: Kişisel Verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini ifade etmektedir.

İlgili kişi/ Veri sahibi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi ifade etmektedir.

Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi ifade etmektedir.

Özel nitelikli kişisel veri: İfşa edilmeleri, kaybolmaları gibi durumlarda Veri Sahibinin mağdur olmasına veya ayrımcılığa maruz kalmasına neden olabilecek nitelikteki Kanun kapsamında daha sıkı koruma rejimine tabi tutulmuş olan verileri ifade etmektedir.

Kişisel verilerin işlenmesi: Kişisel Verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir Veri Kayıt Sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi ifade etmektedir.

Veri kayıt sistemi: Kişisel Verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini ifade etmektedir.

Veri sorumlusu: Kişisel Verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, Veri Kayıt Sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi ifade etmektedir.

Veri Gizliliğine İlişkin İlkeler

UTRADER, tüm Kişisel Veri İşleme faaliyetleri kapsamında aşağıda açıklanan genel ilkelere uygun şekilde hareket etmektedir.

Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun hareket etme: UTRADER her türlü Kişisel Veri İşleme sürecinde, yürürlükte bulunan mevzuata uygun şekilde hareket etmekte ve dürüstlük kurallarına uymaktadır.

Doğruluk ve güncellik: UTRADER, Veri Sahiplerine Kişisel Verilerini güncellemesi için olanak sağlamakta ve verilerin veri tabanlarına doğru bir şekilde aktarımını temin için gerekli önlemleri almaktadır.

Belirli, açık ve meşru amaçlar için işleme: UTRADER, Kişisel Veri İşleme faaliyetlerini belirli ve meşru amaçlarla sınırlı tutmakta ve söz konusu amaçlara ilişkin olarak Veri Sahiplerini aydınlatma metinleri aracılığıyla açık bir şekilde bilgilendirmektedir.

İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma: UTRADER tarafından Kişisel Veriler, temin edildikleri sırada Veri Sahibine bildirilen amaç için gerektiği ölçüde, bu amaçla bağlantılı ve sınırlı olarak işlenmektedir.

İlgili mevzuatta öngörülen veya ilgili amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme: UTRADER Kişisel Verileri yürürlükte bulunan mevzuat kapsamında belli bir süre belirlendiği takdirde bu süre boyunca muhafaza etmektedir. Mevzuatta bu şekilde bir süre belirlenmediği takdirde ise veri kullanım amacı ve UTRADER prosedürleri göz önünde tutularak makul saklama süreleri belirlenmekte ve veriler bu süre ile sınırlı şekilde saklanmaktadır. Bahsi geçen sürelerin sona ermesini takiben ise veriler UTRADER prosedürleri doğrultusunda silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

Toplanan Kişisel Verileriniz;

UTRADER tarafından (doğrudan sizden, kamuya açık şekilde aleni alanlardan veya üçüncü taraflardan) toplanan Kişisel Verileriniz UTRADER ile ilişkinizde üstlendiğiniz göreviniz, konumunuz ve kanuni yükümlülüklere göre değişmektedir. Toplanan Kişisel Verileriniz şu şekilde sıralanabilecektir:

  • Kimlik Bilgisi (T.C. kimlik numarası, ad- soyad, pasaport numarası, nüfus cüzdanı seri numarası, fotoğraf, doğum yeri, doğum tarihi, yaş, nüfusa kayıtlı olduğu yer, vukuatlı nüfus cüzdanı örneği vb.)
  • İletişim Bilgisi (E-mail adresi, telefon numarası, cep telefonu numarası, adres vb.)
  • Eğitim Bilgisi (Mezun olunan okullar, bölümler, alınan sertifikalar vb.)
  • Aile Bireyleri ve Yakın Bilgisi (Veri Sahibinin çocukları, eşleri ile ilgili kimlik bilgisi, iletişim bilgisi ve profesyonel, eğitim bilgileri vb.)
  • Öğrenci- Mezun İşlem Bilgisi (kişiyle ilişkilendirilen bir talimat ve talebe bağlı CDR (call detail record), call center kayıtları, kredi kartı bilgileri, gişe dekontları, buna yönelik kanallarda kaydedilen kayıtlar vb.)
  • Çalışan Adayı Bilgisi (özgeçmiş, mülakat notları, kişilik testleri sonuçları vb.)
  • Finansal Bilgi (kredi kartı borcu, kredi tutarı, kredi ödemeleri, ödenecek faiz tutarı ve oranı, borç bakiyesi, alacak bakiyesi vb.)
  • Hukuki İşlem ve Uyum Bilgisi (mahkeme ve idari merci kararları gibi belgelerde yer alan veriler vb.)
  • Denetim ve Teftiş Bilgisi (Veri Sahibiyle ilişkilendirilen yasal takip ve haklarımızı ileri sürmemize ilişkin her türlü kayıt ve işleme ilişkin bilgiler vb.)
  • Özel Nitelikli Kişisel Veri (ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inanç, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyelik bilgisi, sağlık ve cinsel hayat ile ilgili veriler, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler, biyometrik veriler, genetik veriler)
  • İtibar Yönetimi Bilgisi (kişiyle ilişkilendirilen ve UTRADER’in itibarını korumak maksatlı toplanan bilgiler vb.)
  • Görsel ve İşitsel Veri (fotoğraflar, kamera kayıtları, ses kayıtları vb.)

Sayılan Kişisel Veri tipleri işlenen tüm verilerinizi kapsamamakta olup UTRADER tarafından sayılan verilere benzer tipte Kişisel Veriler işlenebilmektedir.

Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Kişisel verileriniz, UTRADER’in tüzüğünde yer alan amaçlar, çalışma konuları ve diğerleri doğrultusunda sağlanacak hizmetlerin yasal çerçevede tam ve zamanında sunulabilmesi,

5253 sayılı Dernekler Kanunu ve ilgili diğer mevzuat kapsamındaki hukuki yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi, UTRADER’e üyeliğinizin oluşturulması,

UTRADER’in sağladığı hizmetlerden faydalanmanız,

UTRADER’in konferans, sempozyum, panel, açık oturum, forum ile sergi, kermes, konser, spor yarışmaları, yurt içinde veya yurt dışında gezi düzenlenmesi de dahil etkinlik ve organizasyon yönetimi süreçleri ile UTRADER’in üyelerine özel olarak sağladığı faydalardan yararlandırılmanız,

Mevzuata uygun olarak UTRADER bünyesinde bağış ve yardımların toplanması ve UTRADER tarafından bağış ve yardımlarda bulunulması gibi amaçlar dâhil olmak üzere UTRADER’in yürüttüğü faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için ilgili birimlerimiz tarafından gerekli çalışmaların ve buna bağlı süreçlerin yürütülmesi,

UTRADER tarafından sunulan ürün ve hizmetlerin ilgili kişileri faydalandırmak için gerekli çalışmaların ilgili birimler tarafından yapılması ve ilgili süreçlerin yürütülmesi ile UTRADER’in ürün ve hizmetlerine yönelik tanıtım faaliyetlerinin yürütülmesi amaçlarıyla KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dâhilinde işlenecektir.

İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği

Toplanan kişisel verileriniz, UTRADER’ın tüzüğünde yer alan amaçlar ve çalışma konuları doğrultusunda sağlanacak hizmetlerin yasal çerçevede tam ve zamanında sunulabilmesi,

5253 sayılı Dernekler Kanunu ve ilgili diğer mevzuat kapsamındaki hukuki yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi, UTRADER’e üyeliğinizin oluşturulması,

UTRADER’in sağladığı hizmetlerden faydalanmanız,

UTRADER’in konferans, sempozyum, panel, açık oturum, forum ile sergi, kermes, konser, spor yarışmaları, yurt içinde veya yurt dışında gezi düzenlenmesi de dahil etkinlik ve organizasyon yönetimi süreçleri ile UTRADER’in üyelerine özel olarak sağladığı faydalardan yararlandırılmanız,

Mevzuata uygun olarak UTRADER bünyesinde bağış ve yardımların toplanması ve UTRADER tarafından bağış ve yardımlarda bulunulması, yurt içinde veya yurt dışında gezi düzenlenmesi gibi amaçlar dâhil olmak üzere UTRADER’in yürüttüğü faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için ilgili birimlerimiz tarafından gerekli çalışmaların ve buna bağlı süreçlerin yürütülmesi,

UTRADER tarafından sunulan ürün ve hizmetlerin ilgili kişileri faydalandırmak için gerekli çalışmaların ilgili birimler tarafından yapılması ve ilgili süreçlerin yürütülmesi ile UTRADER’in ürün ve hizmetlerine yönelik tanıtım faaliyetlerinin yürütülmesi amaçlarıyla iş ortaklarımıza, tedarikçilerimize, kanunen yetkili kamu kurumları ve özel kişilere, KVKK’nın 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde aktarılabilecektir.

Kişisel Verilerin Saklanması

UTRADER, kişisel verilerin saklanma sürelerini belirlerken yürürlükte bulunan mevzuatı ve sürece konu olan verilerin işlenme amaçlarını göz önünde tutarak tespit yapmaktadır. Bu kapsamda, Kişisel Veri İşleme faaliyetine ilişkin yasal yükümlülükler ile ilgili zamanaşımı süreleri söz konusuysa mutlaka dikkate alınmaktadır. Kişisel Veri İşleme amacının ortadan kalkması halinde ise, Kişisel Verilerin tutulmasına olanak sağlayan başka bir hukuki sebep veya dayanak bulunmadığı sürece veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir

Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz, her türlü sözlü, yazılı ya da elektronik ortamda, üyelik formu veya diğer bir yolla yukarıda yer verilen amaçlar doğrultusunda toplanmaktadır. Bu hukuki sebeple toplanan kişisel verileriniz Kanunlarda açıkça öngörülmesi, bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması, UTRADER’in hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması durumları da dahil KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları kapsamında bu metnin ilgili kısımlarında belirtilen amaçlarla da işlenebilmekte ve aktarılabilmektedir.

Kişisel Veri Sahibinin KVKK’nın 11. maddesinde Sayılan Hakları

KVKK’nın “İstisnalar” başlıklı 28. maddesinde öngörülen haller saklı kalmak kaydıyla, KVVK’nın 11. maddesi çerçevesinde; kişisel veri sahipleri UTRADER’e başvurarak,;

Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,

Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

Kişisel verilerinin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

Kişisel verilerinin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

KVKK’ya ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerinin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.

Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için talebinizi, yazılı veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun belirlediği diğer yöntemlerle UTRADER’e iletebilirsiniz.

Web sitemizi ziyaret eden ve gerekli iletişim formları aracılığıyla kişisel veri gönderenler 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun “Veri Sorumlusunun Aydınlatma Yükümlülüğü” başlıklı 10. maddesi gereğince, kişisel verilerimin kim tarafından, hangi amaçla işleneceği, işlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi ve Kanun’un 11. maddesinde yer alan haklarım konusunda hazırlanan işbu “aydınlatma Metnini” okudum, anladım ve veri sorumlusu sıfatına sahip UTRADER tarafından bu konuda detaylı olarak bilgilendirildim diyerek kabul etmiş sayılır.